NTT DATA Global IT Innovator

NTTデータ ジェトロニクス株式会社


     体験レポート

当社の人事採用チームと新入社員に、ビジネス版LINE "LINE WORKS" を体験してもらいました。
研修期間中、どのようなやり取りで利用されたのでしょうか。



最初の印象を教えてください。実際のトーク画面も見せてもらえますか。


期待の新星 ナフネさん

新入社員 ナフネさん

最初は少し緊張しました。
会社でチャットのようなツールを使うことに戸惑いながらも、第一に思ったのは、Eメールでは必ず入れる宛名やタイトル、堅苦しい挨拶文が不要という点です。

新入社員の私達にとって、Eメールのやり取りは一苦労で、質問や相談があってもEメールではなく口頭を選んでしまいます。

えっ、スタンプ!? なんだか新鮮~
敏腕マネージャー タカヤマさん

人事採用 マネージャー タカヤマさん

「これは面白そう!」というのが最初の印象。
私達も利用するのは初めてで、まずは挨拶から入れてみました。

感情が伝わるようなスタンプも、安心感や緊張を和らげる意味で有効的だと思います。
・・・と真面目なことを言いつつ、実は皆がどんな反応をするのかとワクワクしながら使ってみました。

場所を選ばず簡単にコミュニケーションが取れるので、なかなか便利です。

まだ、ビジネスマナーや敬語が身についていない外国籍を含む新入社員達にとって、気兼ねなく、ざっくばらんな会話ができる場として活躍しそうですね。




楽しそうですね♪ 他にはどのようなシーンで利用されていますか?

人事採用 キクチさん

事前に伝えている内容でも、前日や当日にリマインドとして連絡することができるので便利やね。 Eメールでは入れにくい絵文字も、LINE WORKSなら違和感ないです。(笑)

応援メッセージやアドバイスなど、新入社員への細かいフォローにも役立っていますよ。

↓ ↓ ↓ ↓ ↓

意外と真面目に使ってます!

そうそう研修後のフォローや翌日の案内など、伝えたいことだけをタイムリーに送れるので助かります。
Eメール同様、複数人に送信できるので情報伝達も楽ですね。

個々人の手続き書類に関する事項など細かいフォローも個別に行えます。
名前と顔写真が表示されるので、宛先を間違うこともありません。

↓↓↓↓↓

新入社員の皆さん

さまざまな面で最初はちょっと不安でしたが、すぐに慣れました。

個人で利用しているLINEとほぼ同じなので、操作については全く問題ありません。

このような返信は、Eメールより断然、楽です!とにかく簡単な言葉で即伝えられるので、とても便利です。

わざわざEメールで連絡する程ではない、ちょっとした疑問や悩みも気軽にトークできるため、時をおかずに解消され、気分的にも安心します。

その他にも、同期で社会的な話や専門的な技術情報などを共有していて、大事な情報源としても活用しています。


人事採用担当の皆さん

Eメールでは、不達や間違いがないよう返信要求をしていましたが、LINE WORKSなら既読人数が表示され、既読者もわかるようになっています。個々人の確認有無を確実に把握できるので、役立っています。

タイミングさえ合えば、リアルタイムでコミュニケーションや情報共有が可能なため、本当に便利です。

直前連絡(リマインド)のおかけで、忘れ物も少なく、今回、事務手続きへの影響が全くなかったのは凄いことです!

なにより伝達負担が軽減したことは大きなメリットですね。

背景/きっかけ

研修中の新入社員との連絡手段は個人のEメールで、個人情報やセキュリティーの観点から代替ツールを探していました。
今年2月、当社でLINE WORKSのビジネス(取り扱い)が決まったことをきっかけに、研修期間における人事採用チームと新入社員の連絡手段として、お試しで利用してみることとなりました。

関連情報: ビジネス版LINE「LINE WORKS」の販売を開始 (2017年2月2日)

Q & A

質問:
EメールとLINE WORKSの両方を使うのは、やりにくくないですか?
回答:

社会人としてのマナー教育という観点もあったので、明確に使い分けていました。
会社からの正式な連絡(新入社員研修の案内など)はEメールで送っていましたし、遅刻・欠席の連絡などは電話をするよう指示をしていました。

一方、質問や相談事はEメールよりも親しみやすいLINE WORKSの方が良いようです。
研修期間はまだ慣れず、不安な事もたくさんある時期で、具体的な服装や配属先の心配、こんな時どうすれば良いか等、Eメールでは連絡しにくい内容もLINE WORKSなら聞きやすいようですね。
私達もその都度回答し、皆さんの不安を取り除くことができるので重宝しています。

その他、状況報告や忘れ物などの連絡にもよく使われます。


質問:
個人のスマートフォンでLINE WORKSを利用することについて、抵抗はありませんか。
また、便利な点や困った点があれば教えてください。
回答:

自分のスマートフォンのEメールで会社のやり取りをすることの方が、プライベートとの切り分けができないので抵抗感を抱きます。その点、LINE WORKSであれば、別のアプリケーションツールで会社用として利用できるので安心です。

便利だなと感じたことは、まず通知音で気付くこと。さらにポップアップ表示で、友達(LINE)からなのか、会社(LINE WORKS)からなのか、一瞬で見分けがつくので助かります。なんと言ってもすぐに開ける手軽さ! PC起動やID&パスワード入力等の煩わしさがないので、即表示させて返信することができますよね。
逆に就業後に届いた通知に気付いてしまい、気になってしまうこともありますが・・・(笑)
※会社規則で、就業後の閲覧および返信は任意になっています。

ポップアップ表示で会社からの連絡も即キャッチ!

研修期間は研修センターにおり、あまり会社用PCを使用することがないため、Eメールでは気付かず、返信が遅れてしまうこともありました。その点、LINE WORKSは休憩時間等に場所を選ばずチェックでき、迅速に確認・返信・回答することができるので実用的です。

まとめ

LINE WORKSは、端的な言葉でスピーディーに伝えられるカジュアルツールである一方、プライベート(個人LINE)とはきっちり分けて使用でき、短期間で信頼関係が築けるLINEとメールの中間的な存在であったようです。 例えば国内外の拠点にいる仲間や出向・派遣先の従業員とのやり取りなど、使い方しだいでコミュニケーションや結束力も高まり、さまざまなシーンで活用できそうですね。

人事採用チーム内でのやり取りもご紹介

~育児休暇中の社員に、写真やレポートを載せて近状報告~
仕事の話だけでなく、日々の生活における互いの状況や思いを知らせ合うことで、休職中における不安や会社との距離感が縮まります。
その場で撮った写真が載せられるので、雰囲気も伝わりやすい! LINE WORKSは、復職しやすい環境作りにも一役かっていますね。

事例 1


~現状確認、出張報告、お知らせなどにも~
社内外での報告や連携事項だけでなく、出張時の状況報告などにも適しています。
電話やEメールよりも勝手がきくため、移動時でもLINE WORKSで楽に報告できますよ♪

事例 2

関連情報


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